Как да настроите акаунт в Gmail като професионалист

Как да настроите акаунт в Gmail като професионалист

Имейлът е най-лошото. Ако оставите входящата си поща без надзор дори за един ден, можете да откриете, че ви удрят стотици неподходящи съобщения с малкото лични бележки от хора, които всъщност ви интересуват, никъде в очите.



Обикновено бих препоръчал изпитания метод Select All, Delete All за подобни проблеми, но наистина не е отговорно решение - особено ако теоретично имейл е най-лесният начин да се свържете с вас онлайн.

Ако случайно поддържате акаунт в Gmail (или пет - кой брои?) И не сте съвсем готови да преминете към Google Inbox , ето как можете да настроите акаунта си в Gmail по възможно най-ефективния начин.



1) Етикетите и филтрите са вашите приятели

Маркирането на имейлите ви е най-умното нещо, което някога можете да правите в Gmail, създавайки нещата начин по-лесно да се намери в черната дупка, която е вашата пощенска кутия.

Бърз начин да започнете с етикетирането е чрез създаване на филтър, който ще автоматизира маркирането за бъдещи съобщения. Изберете човек, чиито имейли получавате редовно, въведете имейл адреса му в лентата за търсене, след което натиснете Enter или бутона на лупата. Това трябва да доведе до всички нишки и разговори в Gmail, от които е участвал човекът.

Щракнете върху падащата стрелка, за да се покажат опциите за търсене.



Gmail / Jam Kotenko

По подразбиране имейл адресът, който сте въвели, ще се покаже в полето „има думите“.



Gmail / Jam Kotenko

Това трябва да обхваща всичко съобщения, които споменават имейл адреса. Ако искате конкретно да маркирате имейли, изпратени или адресирани до посочения имейл адрес, преместете съответно имейл адреса в полетата „от“ или „до“. Кликнете върху „Създаване на филтър с това търсене“, за да продължите.

Отметнете опцията „Прилагане на етикета“, след което кликнете върху „Избор на етикет“, за да създадете нов. След като създадете набор от начални етикети, можете да решите да ги използвате в бъдещи филтри, които дефинирате.



Gmail / Jam Kotenko

Допълнителна практика, която трябва да възприемете - тъй като сте на път да се побъркате по етикети, така или иначе, е влагането на етикети, което всъщност означава конкретни етикети, които се записват под по-широките общи етикети. Това е много полезно за групиране на подобни имейли и създава по-организирана странична лента на Gmail. Ако вашият имейл адрес получава повече от 50 съобщения на ден, това определено ще ви помогне да намалите мазнините във входящата си поща и да стигнете много по-бързо до важното.

Gmail / Jam Kotenko

Уверете се, че сте поставили отметка в квадратчето „Също така приложи филтър към [x] съвпадащи разговори“, преди да създадете филтъра, така че имейлите, които отговарят на вашите параметри за търсене, автоматично да получат новия етикет, който току-що сте създали.

2) Използвайте категории

Само в случай, че все още разтърсвате стария стил на Gmail и не сте наясно с новата система с раздели на услугата, има пет категории, които по-новата версия на Gmail използва за класифициране на вашите съобщения:

Основна, за разговори от човек на човек, които не се показват в други раздели.

Социални, за съобщения от социални мрежи, сайтове за споделяне на медии и други социални платформи.

Промоции, за сделки, оферти и маркетингови имейли.

Актуализации, за лични и автоматично генерирани имейли, включително касови бележки, потвърждения, сметки и други извлечения.

Форуми, за съобщения от онлайн групи, пощенски списъци и дискусионни дъски.

Тези категории - след като свикнете да ги използвате - всъщност са полезни, ако търсите конкретен имейл и искате бързо да влезете и излезете от входящата си поща. За да активирате, щракнете върху Настройки (известна още като иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл на екрана) и отидете на „Конфигуриране на входящата поща“.

Ще се появи прозорец, където можете да изберете коя от категориите искате да активирате. Опитайте да задържите курсора на мишката върху всеки от тях, за да видите бързо обяснение на раздела и някои примерни имейли, които биха попаднали под него.

Gmail / Jam Kotenko

Основният е единственият раздел, който не може да бъде отменен, защото там отиват всички некатегоризирани имейли. Имате добавена опция за включване на имейли със звезда и в основната категория.

Ако функцията не ви харесва, премахнете отметките от всички категории, за да се върнете към стария изглед на входящата поща.

3) Използвайте звезди

Щракването върху иконата със звезда до имейлите ви ще ви помогне да маркирате важни съобщения (както изпратени, така и получени), до които можете бързо да осъществите достъп под „Със звезда“ в страничната лента.

4) Намерете изгледа на входящата поща, който ви подхожда

Влизането в имейла ви може да бъде плашеща задача, особено ако не сте били там от известно време. Уверете се, че сте активирали изглед, който е най-лесен за очите ви. Щракнете отново върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл на екрана и дайте на трите налични опции (Удобен, Уютен или Компактен) тест драйв.

5) Увеличете страницата си

За някой, който рядко изтрива имейли, няма нищо по-досадно от това да се налага да продължавате да щраквате върху стрелката Напред, за да стигнете до по-стари съобщения. Направете си твърдо и активирайте максималния брой имейли, показвани на страница. Кликнете върху иконата на зъбно колело и отидете в Настройки. Под максимален размер на страницата изберете голям брой, който ви харесва.

Gmail / Jam Kotenko

6) Използвайте лични индикатори и фрагменти

Докато все още сте в страницата с настройки, може и да активирате някои от по-полезните опции, които са на ваше разположение. Активирането на лични индикатори ще маркира имейлите, изпратени на вашия адрес, както и други хора със стрелка () и съобщения, изпратени само до вас с двойна стрелка (»). Фрагментите ще ви дадат бърз преглед на съдържанието в имейла, вместо да показват само темата.

7) Разгледайте раздела Labs

Лабораториите на Gmail са мястото, където те пазят всички изящни малки добавки, създадени за работа с Gmail. Въпреки че повечето от тези функции са експериментални и могат да се променят, счупят или изчезнат по всяко време, някои от по-полезните все още работят и могат да дадат на вашия имейл необходимия основен ремонт. Кликнете върху иконата на зъбно колело и отидете в Настройки, където можете да намерите раздела Labs.

На тази страница можете да търсите всяка лаборатория, за която се сетите, за да видите дали съществува. Ето някои от по-полезните:

Отмяна на изпращането:Това ви дава възможност да вземете обратно съобщение, след като сте щракнали върху бутона Изпрати. (Вижте т. 8 от този списък за повече информация за тази лаборатория.)

Визуализации на Google Maps по пощата:Показва ви изглед на картата на всеки адрес, споменат в имейл.

Притурка за Google Календар:Можете веднага да видите всички срещи или събития, които имате в календара си на страничния панел.

Бутон за маркиране като прочетено:Сега можете бързо да намалите списъка си с непрочетени съобщения само с едно щракване.

8) Подарете си силата на Отмяна.

Друго досадно (и понякога опасно) събитие в сферата на имейла е случайно изпращане на съобщение, което не сте готови да изпратите (или не трябва да изпращате). Тази злополука може лесно да бъде избегната, като щракнете върху иконата на зъбно колело и влезете в Настройки, където можете да проверите опцията Отмяна на изпращането. Можете да настроите периода на анулиране на 5 секунди, но продължете и изберете максимум 30 секунди. Ще ни благодарите по-късно.

Gmail / Jam Kotenko

9) Познавайте преките пътища в лентата за търсене.

Това е може би най-важният съвет от всички съвети, споменати в този списък. Знанието как да навигирате през функцията за търсене на Gmail като шеф ще ви помогне да намерите имейлите, от които се нуждаете.

Използването на ключова дума, за която знаете, че е спомената в имейл, който търсите, работи, разбира се, но Gmail има списък с преки пътища, които са по-ефективни. Въведете тези фрази в лентата за търсене на вашия акаунт и тествайте сами:

  • до: (име или имейл адрес)ще извади целия имейл, който сте изпратили на имейл адреса
  • от: (име или имейл адрес)ще извади целия имейл, който сте получили от имейл адреса
  • етикет: (име на етикета)ще извади всички имейли под този конкретен етикет
  • е: непрочетеноще извади всички имейли, които все още не сте прочели, включително стари имейли, до които сте забравили да стигнете в миналото
  • е: със звездаще изведе всички имейли, които сте маркирали със звезда
  • категория: (име на категория)ще извади всички имейли в конкретната категория
  • има: прикачен файлще извади всички имейли, към които има прикачен файл

Можете дори да ги комбинирате, за да получите по-точен резултат от търсенето.

  • категория: (име на категория) е: непрочетенаще ви предостави списък с непрочетени съобщения в определена категория
  • етикет: (име на етикет) има: прикачен файлще ви покаже списък със съобщения под определен етикет, към който случайно е прикачен файл

Това са само някои от многото налични оператори за разширено търсене можете да започнете да използвате. Списъкът включва опции за съобщения, маркирани с определена звезда, както и опции за определяне на времеви диапазон, наред с други неща.

10) Инсталирайте полезни приложения

Приложенията на трети страни за Gmail често са предназначени да повишат полезността на вашия имейл акаунт. Те включват употреби и опции, които дори не сте знаели, че искате или имате нужда. Ето няколко примера:

Бумеранг Gmail :Това приложение ви позволява да планирате изпращане на имейл по-късно.

Gmail / Jam Kotenko

Той също така ви позволява да следите важни съобщения, които не е задължително да сте готови да прочетете в момента - архивира имейла и го „бумеранг“ връща обратно във входящата ви поща като нов и непрочетен имейл, на дата и час, които сте посочили.

За хората, които редовно изпращат имейли, които изискват отговор, Boomerang ви дава и информация, когато не сте се чули от човек, с когото сте се свързали, като ви дава възможност да останете на върха на задачите си и да изпратите последващи действия имейл, когато е подходящо.

Gmail / Jam Kotenko

FullContact за Gmail:Това разширение за Chrome ще ви даде кратко обобщение на онлайн присъствието на човек до имейл, в който е споменат. Можете също така да разгледате активността на човека в социалните медии, всичко с един поглед в Gmail.

Пълен контакт

Инсталирането на това приложение ще ви помогне да бъдете по-добре подготвени, когато трябва да напишете на човека имейл или дори да се срещнете лично с него.

KeyRocket за Gmail:Научете бързо всички преки пътища на Gmail. Толкова е просто.

Сега, след като знаете всички трикове, ще ви е лесно да настроите акаунта си в Gmail за оптимален разум и успех. Ако имате някакви допълнителни трикове, уведомете ни в коментарите - малко мъдрост на входящата поща ще помогне много.

Илюстрация от Джейсън Рийд